Ein Integrations- management schaffen

Um die umfassenden Anliegen angeworbener Pflegefachkräfte aus dem Ausland in einem Unternehmen gut auffangen zu können, hat sich bereits in vielen Unternehmen die Einrichtung eines Integrationsmanagements beziehungsweise die Position von Integrationsmanager*innen bewährt. Im Integrationsmanagement können alle Themen, Fragen und Anliegen, die mit der Anwerbung, Einreise, Einarbeitung und dem Anerkennungsverfahren zusammenhängen, kanalisiert und bearbeitet werden. Integrationsmanager*innen können passgenaue Vorschläge zur strategischen Förderung einer Willkommenskultur entwickeln – und konzeptionell zusammenführen.

Integrationsmanagement braucht Ressourcen

Erfahrungsberichte zeigen, dass sich die Implementierung eines Integrationsmanagements bereits ab einer geringen Anzahl international angeworbener Pflegefachkräfte im Unternehmen lohnt. Doch auch schon vorher ist es wichtig klare Zuständigkeiten zu definieren. Es gilt also geeignete Mitarbeiter*innen zu finden und diese mit der Schaffung und Pflege nötiger Integrationsstrukturen zu betrauen. Dies bedeutet auch, dass die Aufgabenbereiche in der Stellenbeschreibung der jeweiligen Mitarbeitenden aufgeführt werden und ihnen zur Umsetzung entsprechende Arbeitszeitressourcen sowie ein Budget und Handlungsspielraum zur Verfügung stehen.

Doch auch wenn (zunächst) keine eigene Personalstelle für das Integrationsmanagement eingerichtet werden kann, ist es unbedingt nötig, entsprechende Verantwortlichkeiten zu klären. Es ist wichtig die koordinierende und moderierende Rolle eines Unternehmens bei internationaler Anwerbung von Pflegefachkräften nicht zu unterschätzen. Und auch wenn ein Unternehmen mit einer Personalvermittlungsagentur zusammenarbeitet, ist ein*e zentrale*r Ansprechpartner*in, der den Gesamtprozess aufmerksam verfolgt und ggf. eingreift, im Unternehmen selbst unerlässlich. Dies gilt auch dann, wenn die beauftragte Personalvermittlungsagentur laut vereinbarter Leistungen die Begleitung des Anerkennungsverfahrens, den Relocation Service und Hilfe bei der sozialen Integration anbietet.

Integrationsmanagement braucht ein Konzept

Es ist unbedingt empfehlenswert die verschiedenen integrationsfördernden Maßnahmen und Angebote, die ein Unternehmen im Zuge der internationalen Anwerbung und zur Förderung der Willkommenskultur auf den Weg bringt, auch in einem Konzeptpapier zu verschriftlichen. Dies hat mehrere Vorteile:

  • Es dient der eigenen Reflexion: Welche Maßnahmen gibt es und wie sind diese miteinander verzahnt? Wurde an alles gedacht?
  • Zuständigkeiten können klar benannt werden: Welche Maßnahmen liegen in der Verantwortung von welchen Positionen bzw. Personen? Wie sind Prozesse und Verfahren geregelt?
  • Es bringt Transparenz: Über ein einsehbares Konzept wird den Bestandsmitarbeitenden transparent aufgezeigt, welche Maßnahmen im Zuge der internationalen Anwerbung geplant sind; gleichzeitig erhalten auch Pflegefachkräfte, die mit dem Gedanken spielen sich von einem Unternehmen anwerben zu lassen, einen Überblick darüber, welche integrationsfördernden Maßnahmen ein Unternehmen tatsächlich bereitstellt, sodass sie es für sich bewerten können
  • Es bringt Struktur und Verlässlichkeit: Ein konzeptioneller Rahmen bringt auch Entlastung, denn er definiert den Aufgabenbereich, in dem ein Unternehmen – genauer: die Integrationsmanager*innen – tätig werden und eine Verlässlichkeit gewährleisten möchte
  • Die Zusammenarbeit mit Dienstleister*innen wird planbarer: Entscheidet sich ein Unternehmen gewisse Tätigkeiten an externe Dienstleistende wie Personalvermittlungsagenturen, Relocation Services oder Trainer auszugliedern, können Aufträge klarer definiert und Schnittstellen reibungsärmer bestimmt werden
  • Wichtig ist zu beachten, dass das Konzept in regelmäßigen Abständen auf Aktualität und Richtigkeit überprüft wird.

Eine Unterstützung bei der Entwicklung und Verschriftlichung eines unternehmenseigenen Integrationskonzeptes bieten z. B. die DKF-Pilotstandards Integration 
Inspirationen, wie die Anforderungsfelder Anwerbung, Relocation Service, Anerkennungsverfahren und Einarbeitung in einem Unternehmen umgesetzt werden können, finden Sie in unserem „Werkzeugkoffer Willkommenskultur und Integration“.

Womit Integrationsmanager*innen betraut sein können

Da die internationale Anwerbung von Pflegefachkräften die Arbeitgeber*innen mehr fordert, als Einstellungen aus dem Inland, lohnt es sich, folgende Punkte zu beherzigen und im Team zu besprechen:

  • die Grundsatzentscheidung, ob (wieder) eine internationale Anwerbung verfolgt werden soll
  • die Wahl des Rekrutierungskanals:
    • über einen staatlichen Personalvermittler wie der ZAV oder dem Programm Triple Win
    • mit Hilfe einer privatwirtschaftlich international agierenden Personalvermittlungsagentur
    • durch eigenständige Rekrutierung im Ausland
  • die Entscheidung für eine*n Job-Bewerbende*n:
    • bei der Entscheidung, mit welcher sich bewerbenden Person ein Arbeitsvertrag geschlossen werden soll, kann auch das Votum der Integrationsmanagement-Abteilung berücksichtigt werden
  • die Begleitung des Einreise-Managements:

    • nach der Entscheidung, welche Personen zukünftig in Deutschland für das Unternehmen tätig sein sollen, startet ein gegenwärtig noch langwieriger Prozess des Einreisemanagements; vom Arbeitsvertrag, über die Besorgung notwendiger Nachweise, der Antragseinreichung bis zur Flugbuchung gibt es viele Punkte, bei denen Integrationsmanager*innen für das Unternehmen agieren müssen
  • die Vorbereitung des Unternehmens:
    • ggf. ist noch ein Integrationskonzept abzustimmen und zu verfassen
    • die Vertretung der Mitarbeitenden ist genau wie die aufnehmenden Teams zu informieren
    • die Erarbeitung eines passenden gestuften Einarbeitungsplans
    • die Entscheidung, ob ein Mentoringprogramm genutzt werden soll und welche Mitarbeitenden daran teilnehmen werden
  • die Begleitung des Anerkennungsverfahrens:
    • für das Unternehmen können die Integrationsmanager*innen in Kontakt zur Anerkennungsbehörde stehen und mit eigenen bzw. kooperierenden Bildungsträgern die Möglichkeiten zu Vorbereitungskursen zur Kenntnisprüfung, Anpassungslehrgängen und Sprachförderung erschließen
  • Ansprechpartner*innen der neu eingereisten Mitarbeitenden:
    • sind die im Ausland angeworbenen neuen Mitarbeitenden eingetroffen, schätzen sie verlässliche Ansprechpartner*innen; Integrationsmanager*innen können selbstverständlich auch an entsprechend zuständige Personen oder Institutionen verweisen
  • Ansprechpartner*innen für die weiteren Kolleg*innen aus dem Bestandteam:
    • auch für die Bestandsmitarbeitenden sind Integrationsmanager*innen Ansprechpartner*innen für Vorschläge, Konflikte oder einfache Nachfragen
  • Ansprechpartner*innen der Unternehmensführung:
    • in kleineren Unternehmen wird oftmals die Geschäftsführung selbst auch das Integrationsmanagement übernehmen; in größeren Betriebszusammenhängen kann es für die Geschäftsführung von Vorteil sein, auf eine*n Mitarbeitende*n zurückgreifen zu können, die*der in diesen facettenreichen Themen die Übersicht behält und Empfehlungen aussprechen kann

Das Wichtigste
für Ihre To-Do-Liste

  • Die Kenntnis über und die Erreichbarkeit von Integrationsmanager*innen ist für alte und neue Kolleg*innen von der Anwerbung im Ausland bis zur Einarbeitung im Zielland überaus wichtig

  • Integrationsmanager*innen sorgen dafür, dass die Belange der neuen und bestehenden Mitarbeitenden Gehör finden. Auf diese Weise sinkt das allgemeine Frustrationspotential und die Bleibeperspektive im Job/ Land wird stärker

  • Das Management von Integrationsmaßnahmen ist Teamarbeit und entsprechend dynamisch ist das Aufgabenprofil

  • Integrationsmanager*innen schaffen Entlastung sowie Klarheit und fördern professionelles Arbeiten im Tagesgeschäft

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