Das Ankommen vorbereiten

Wenn es nach der Zeit der Anwerbung, Organisation und des Dokumentenmanagements schließlich möglich ist, die Reise zu buchen und damit das genaue Einreisedatum der angeworbenen neuen Mitarbeitenden feststeht, beginnt die nächste Phase der Vorbereitungen. Nun können das Ankommen und die ersten Tage in Deutschland abgestimmt und geplant werden. Idealerweise ist bereits ein engmaschiger und vertrauensvoller Kontakt aufgebaut worden. So konnten viele Absprachen darüber, was in den ersten Tagen, Wochen und Monaten geschehen soll, bereits mit zahlreichen Details geplant werden.

Für die neuen Mitarbeitenden eines Unternehmens sind die ersten Tage nach der Einreise eine besondere und oft emotional wichtige Zeit, von der meist ein Leben lang berichtet wird. Und auch für das Unternehmen sind es symbolträchtige Tage, die gut vorbereitet sein wollen.

Einen Empfang bereiten

Es liegt nahe, den Ankommenden einen herzlichen Empfang zu bereiten:

Bei der Ankunft

Vielen Unternehmen und Personalvermittlungsdienstleister*innen ist es wichtig die neuen Mitarbeitenden bei ihrer Ankunft in Deutschland persönlich zu empfangen. Dazu findet sich eine Delegation am Flughafen oder (Bus-)Bahnhof ein, begrüßt die Ankommenden und bringt sie zu ihrer ersten Unterkunft. Wie lange und umfassend solch ein Begrüßungskomitee nach der Ankunft gestaltet werden kann, sollte sich unbedingt an den Wünschen und Bedürfnissen der Ankommenden ausrichten.

Im Unternehmen

Schließlich werden die frisch Eingetroffenen ein erstes Mal bei ihrem zukünftigen Arbeitsplatz erscheinen. Auch hier ist eine offizielle Begrüßung angemessen. Jedes Unternehmen kann hier seine eigene persönliche Note setzen und sich auf gewünschte Weise seinen neuen Mitarbeitenden gegenüber präsentieren. Die neuen Mitarbeitenden sollten sowohl im Kollegen*innenkreis als auch im Kontext von Pflegeeinrichtungen den Bewoher*innen kurz vorgestellt werden.

Im Privaten

Möglicherweise findet sich aus dem Unternehmen ein freiwilliger Kreis von Mitarbeitenden, der für die ersten Tage ein paar gemeinsame Unternehmungen anbietet bzw. organisiert. Auch können schon Kontakte zu anderen Organisationen angeboten werden: zu Glaubensgemeinschaften, Sportvereinen oder anderen Interessengemeinschaften. Das bietet den neu Ankommenden direkt die Möglichkeit schnell ein soziales Netzwerk aufzubauen, unabhängig vom Arbeitsplatz.

Orientierung, Einarbeitung und Anerkennungs- verfahren

Insbesondere die ersten Tage und Wochen nach der Einreise erfordern ein großes Talent für Organisation und gute Teamarbeit. Denn nach der Einreise ist es Ziel, die international angeworbenen Mitarbeitenden möglichst schnell und unterstützend bis zur Berufsanerkennung und -zulassung als Pflegefachkraft zu begleiten. Dazu muss einiges gleichzeitig balanciert werden.

Hier empfiehlt es sich, dass Integrationsmanager*innen im Blick haben bzw. einen Übersichtsplan koordinieren, der verschiedene Punkte gekonnt miteinander verzahnt. So beispielsweise sowohl Zeit für privates Ankommen, Erholung und die Orientierung mit betrieblichen Verpflichtungen, als auch Zeit für die Einarbeitung, das geplante Anerkennungsverfahren und noch offenen Aufgaben im Relocation Management. Gleichzeitig kann es passieren, dass langfristig gemachte Pläne für diese Zeit nicht eingehalten werden können. Um von dieser Spontanität nicht überwältigt zu werden, lohnt es sich schon vorab ein paar Alternativen durchdacht zu haben.

Weitere Informationen zum Relocation Management finden Sie hier:

Unterstützung beim Relocation Management

Nichts vorenthalten und nicht überfordern

Auch wenn diese erste Zeit voller wichtiger Termine steckt, so sollten alle Beteiligten im Blick behalten, dass die neu eingetroffenen Mitarbeitenden nicht überfordert werden. Solch ein internationaler Umzug, an den ein direkter Arbeitsstart gegliedert ist und der im Zuge des Anerkennungsprozesses auch fachliches Lernen und Sprachenlernen umfasst, ist anstrengend und wird von Person zu Person unterschiedlich bewältigt. Die wahrscheinlich beste Strategie ist es hier in kontinuierlicher Abstimmung mit den jeweiligen Mitarbeitenden zu bleiben. So können gemeinsam Entscheidungen getroffen und getragen werden.

Das Wichtigste
für Ihre To-Do-Liste

  • Lassen Sie die neu Eintreffenden bei der Ankunft und in den ersten Tagen nicht allein. Überlegen Sie, wie Sie diese unterstützen können und bieten Sie es einfach mal an. Nehmen Sie auch die Reaktion der neu gewonnen Mitarbeitenden wahr, fragen Sie nach ihren Wünschen und stimmen Sie gemeinsam einen Plan für die ersten Tage ab.

  • Wie immer gilt: Kommunikation ist Trumpf. Bei den Vorabsprachen mit den künftigen Mitarbeiter*innen lohnt es sich in die Details zu gehen, um Missverständnisse aufzufangen: ein Empfang ist nicht gewünscht? Wie sieht es aber mit einem Transfer vom Ort der Ankunft zum Hotel bzw. zur Wohnung aus?

  • Wer eine lange Reise hinter sich hat, ist in der Regel hungrig, durstig und müde. Zeit oder Energie für große Einkäufe nach Stunden der Anreise sind unbequem und zu gewissen Zeiten sogar fast unmöglich. Entgegenkommend ist es da, wenn Sie als aufnehmendes Unternehmen eine Erstverpflegung sicherstellen können. Alternativ können Sie auf die umliegende Infrastruktur verweisen, damit sich der*die Einreisende unkompliziert selbst versorgen kann.

  • Geben Sie neuen Mitarbeitenden einen offiziellen und herzlichen Empfang am ersten Tag im Unternehmen. Eine Vorstellungsrunde stellt hier einen schönen Auftakt für die künftige Zusammenarbeit dar. Beziehen Sie die Kolleg*innen mit ein und greifen Sie Rituale auf, die in Ihrem Unternehmen auch bei anderen Neueinstellungen gepflegt werden.

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