Integrationsmanagement etablieren

Um die Bedarfe angeworbener Pflegefachpersonen aus dem Ausland gut auffangen zu können, hat sich bereits in vielen Unternehmen die Einrichtung eines Integrationsmanagements beziehungsweise die Einrichtung einer Personalstelle für diesen Bereich bewährt. Im Integrationsmanagement können alle Themen, Fragen und Anliegen, die mit der Anwerbung, Einreise, Einarbeitung und dem Anerkennungsverfahren zusammenhängen, kanalisiert und bearbeitet werden. Integrationsmanagende können passgenaue Vorschläge zur strategischen Förderung einer Willkommenskultur entwickeln – und konzeptionell zusammenführen.

Erfahrungsberichte zeigen, dass sich die Implementierung eines strukturell verankerten Integrationsmanagements bereits ab einer geringen Anzahl international angeworbener Pflegefachpersonen lohnt. Doch auch schon vorher ist es wichtig klare Zuständigkeiten zu definieren. Es gilt geeignete Mitarbeitende zu finden und diese mit der Schaffung und Pflege nötiger Strukturen zu betrauen. Dies bedeutet auch, dass die Aufgabenbereiche in der Stellenbeschreibung der jeweiligen Mitarbeitenden aufgeführt werden und ihnen zur Umsetzung entsprechende Arbeitszeitressourcen sowie ein Budget und Handlungsspielraum zur Verfügung stehen.

Auch wenn (zunächst) keine Personalstelle für das Integrationsmanagement eingerichtet werden kann, ist es unbedingt nötig, entsprechende Verantwortlichkeiten zu klären. Es ist wichtig die koordinierende und moderierende Rolle der Einrichtung bei internationaler Anwerbung von Pflegefachpersonen nicht zu unterschätzen. Auch wenn ein Unternehmen mit einer Personalvermittlungsagentur zusammenarbeitet, ist eine zentrale Ansprechperson, die den Gesamtprozess aufmerksam verfolgt und ggf. eingreift, unerlässlich. Dies gilt auch dann, wenn die beauftragte Personalvermittlungsagentur laut vereinbarter Leistungen die Begleitung des Anerkennungsverfahrens, den Relocation Service und Hilfe bei der sozialen Integration anbietet.

Es ist unbedingt empfehlenswert die verschiedenen integrationsfördernden Maßnahmen und Angebote, die ein Unternehmen im Zuge der internationalen Anwerbung und zur Förderung der Willkommenskultur auf den Weg bringt in einem Konzeptpapier zu verschriftlichen. Dies hat mehrere Vorteile:

• Es dient der eigenen Reflexion: Welche Maßnahmen gibt es und wie sind diese miteinander verzahnt? Wurde an alles gedacht?
• Zuständigkeiten können klar benannt werden: Welche Maßnahmen liegen in der Verantwortung von welchen Positionen bzw. Personen? Wie sind Prozesse geregelt?
• Es bringt Transparenz: Über ein einsehbares Konzept wird den Bestandsmitarbeitenden transparent aufgezeigt, welche Maßnahmen im Zuge der internationalen Anwerbung geplant sind; gleichzeitig erhalten auch Pflegefachpersonen, die mit dem Gedanken spielen sich von einem Unternehmen anwerben zu lassen, einen Überblick darüber, welche integrationsfördernden Maßnahmen ein Unternehmen tatsächlich bereitstellt, sodass sie es für sich bewerten können
• Es bringt Struktur und Verlässlichkeit: Ein konzeptioneller Rahmen bringt auch Entlastung, denn er definiert den Aufgabenbereich, in dem Unternehmen tätig werden und eine Verlässlichkeit gewährleisten möchten
• Es dient als Arbeitshilfe. Mitarbeitende können das Konzept und eventuelle Checklisten nutzen, um Arbeitspakete abzuarbeiten
• Die Zusammenarbeit mit Dienstleistenden wird planbarer: Entscheidet sich ein Unternehmen gewisse Tätigkeiten an externe Dienstleistende wie Personalvermittlungsagenturen, Relocation Services oder Trainer oder Trainerinnen auszugliedern, können Aufträge klarer definiert und Schnittstellen reibungsärmer bestimmt werden
• Wichtig ist zu beachten, dass das Konzept in regelmäßigen Abständen auf Aktualität und Richtigkeit überprüft und evaluiert wird
• Die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlungsagentur, welche das Gütezeichen „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ trägt, wird vereinfacht. Laut des Anforderungskataloges der Gütegemeinschaft „Anwerbung und Vermittlung von Pflegekräften aus dem Ausland e.V.“ werden ausgezeichnete Personalvermittlungsagenturen ihre auftraggebenden Unternehmen dazu auffordern ein Integrationsmanagementkonzept zu verschriftlichen

Eine Unterstützung bei der Entwicklung und Verschriftlichung eines unternehmenseigenen Integrationskonzeptes kann auch die Gliederung des Werkzeugkoffers Willkommenskultur & Integration sein. Mit welchen Inhalten und konkreten Maßnahmen Sie diesen strukturgebenden Rahmen ausfüllen, bleibt Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen überlassen. Weitere Instrumente, die bei der Erstellung eines Integrationsmanagementkonzeptes helfen können, finden Sie in den folgenden zwei Beispielen.

Da die internationale Anwerbung von Pflegefachpersonen die Arbeitgebenden mehr fordert, als Einstellungen aus dem Inland, lohnt es sich, folgende Punkte zu beherzigen und im Team zu besprechen:

• die Grundsatzentscheidung, ob eine internationale Anwerbung verfolgt werden soll

• die Wahl des Rekrutierungskanals:
  • über einen staatlichen Personalvermittler wie der ZAV oder dem Programm Triple Win
  • mit Hilfe einer privatwirtschaftlich international agierenden Personalvermittlungsagentur
  • durch eigenständige Rekrutierung im Ausland

• die Entscheidung für eine Bewerberin oder einen Bewerber:
  • bei der Entscheidung, mit welcher sich bewerbenden Person ein Arbeitsvertrag geschlossen werden soll, kann auch das Votum der Integrationsmanagement-Abteilung berücksichtigt werden

• die Begleitung des Einreise-Managements:
  • nach der Entscheidung, welche Personen zukünftig in Deutschland für das Unternehmen tätig sein sollen, startet ein gegenwärtig noch langwieriger Prozess des Einreisemanagements; vom Arbeitsvertrag, über die Besorgung notwendiger Nachweise, der Antragseinreichung bis zur Flugbuchung gibt es viele Punkte, bei denen Integrationsmanagende für das Unternehmen agieren müssen

• die Vorbereitung des Unternehmens:
  • ggf. ist noch ein Integrationskonzept abzustimmen und zu verfassen
  • die Vertretung der Mitarbeitenden ist genau wie die aufnehmenden Teams zu informieren
  • die Erarbeitung eines passenden gestuften Einarbeitungsplans
  • die Entscheidung, ob ein Mentoringprogramm genutzt werden soll und welche Mitarbeitenden daran teilnehmen werden

• die Begleitung des Anerkennungsverfahrens:
  • für das Unternehmen können die Integrationsmanagenden in Kontakt zur Anerkennungsbehörde stehen und mit eigenen bzw. kooperierenden Bildungsträgern die Möglichkeiten zu Vorbereitungskursen zur Kenntnisprüfung, Anpassungslehrgängen und Sprachförderung erschließen

• Ansprechpersonen der neu eingereisten Mitarbeitenden:
  • sind die im Ausland angeworbenen neuen Mitarbeitenden eingetroffen, schätzen sie verlässliche Ansprechpersonen; Integrationsmanager:innen können selbstverständlich auch an entsprechend zuständige Personen oder Institutionen verweisen

• Ansprechpersonen für die weiteren Kolleg:innen aus dem Bestandsteam:
  • auch für die Bestandsmitarbeitenden sind Ansprechpersonen für Vorschläge, Konflikte oder einfache Nachfragen sehr wichtig

• Ansprechperson der Unternehmensführung:
  • in kleineren Unternehmen wird oftmals die Geschäftsführung selbst auch das Integrationsmanagement übernehmen; in größeren Betriebszusammenhängen kann es für die Geschäftsführung von Vorteil sein, auf einzelne Mitarbeitende zurückgreifen zu können, die in diesen facettenreichen Themen die Übersicht behalten und Empfehlungen aussprechen können