Vorbereitung und Formalitäten
Hat ein Unternehmen eine Pflegefachperson in einem Land außerhalb der EU für einen Arbeitsplatz in Deutschland gewinnen können, beginnt die intensive Phase, in der die Einreise sowie das Leben und Arbeiten in Deutschland vorbereitet werden müssen.
Nun beginnt ein in Zeit und Aufwand häufig unterschätzter Prozess, in dem Formalitäten erledigt werden müssen, die für eine Einreise nach sowie Arbeitsaufnahme als Pflegefachperson in Deutschland notwendig sind. Abhängig von den beteiligten Ländern müssen hierbei verschiedene Prüf- und Bewilligungsbehörden mit eingebunden werden. Folgende Bereiche bzw. Prozesse gilt es dabei zu verzahnen:
- Arbeitsvertrag
Ein konkretes Arbeitsplatzangebot bildet die Grundlage für das Visum- und Anerkennungsverfahren. Daher spielt der Arbeitsvertrag eine wichtige Rolle im Rahmen der Erwerbsmigration international angeworbener Pflegefachpersonen. Er definiert die Beziehung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Arbeitgebende sollten international angeworbenen Pflegefachpersonen vor Arbeitsbeginn den Arbeitsvertrag schriftlich, auf Deutsch und Englisch und optimalerweise zusätzlich in deren Muttersprache zukommen lassen.
- Visum für Deutschland
Liegt ein konkretes Arbeitsplatzangebot vor, kann das Verfahren zur Einreise der international angeworbenen Pflegefachperson eingeleitet werden. Staatsangehörige aus Drittstaaten benötigen für die Einreise ein Visum, das zur Aufnahme einer Erwerbstätigkeit berechtigt. Dem Visumverfahren vorgelagert sind die Verfahren zur Aufenthalts- und Beschäftigungserlaubnis sowie zur beruflichen Anerkennung der Berufsqualifikation der international angeworbenen Pflegefachperson.
Die Dauer von Visaverfahren kann z.T. stark variieren und von der gewählten Verfahrensart abhängen. Für das sogenannte beschleunigte Fachkräfteverfahren gemäß §81a des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) sind die Fristen festgelegt. In den Verfahren außerhalb von §81a AufenthG variiert das Zeitfenster für einen Vorsprachetermin zur Visumantragstellung in Abhängigkeit vom Auslastungsgrad der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung. Längere Wartezeiten werden auf den Webseiten der betroffenen Botschaften veröffentlicht, sodass Antragstellende und Einrichtungen dies bei ihren Planungen berücksichtigen können.
Das Auslandsportal des Auswärtigen Amtes bietet grundlegende Informationen zu Visumverfahren und Einreisebestimmungen nach Deutschland. Nutzer:innen finden dort Hinweise zu verschiedenen Visakategorien sowie zum Ablauf der Antragstellung.
- Berufliche Anerkennung
Informationen zum Anerkennungsprozess und auch zum beschleunigten Fachkräfteverfahren finden Sie unter Anerkennungsprozess organisieren.
- Vorweisen deutscher Sprachkenntnisse
Für die Ausstellung des Visums zur Teilnahme an einer Ausgleichsmaßnahme in Deutschland nach § 16d AufenthG sind häufig bereits deutsche Sprachkenntnisse auf Niveau B1 ausreichend. Weitere Sprachkenntnisse können in Deutschland ausgebaut werden.
Die Bestimmungen der sprachlichen Voraussetzungen zur Erteilung der Berufsausübungserlaubnis befinden sich aktuell in der Neugestaltung. In einigen Bundesländern ist eine Fachsprachenprüfung B2 Pflege abzulegen. In anderen Bundesländern sind allgemeine Sprachkenntnisse auf dem Niveau B2 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprache ausreichend.
Seit 2024 haben mehrere Bundesländer damit begonnen, spezifische Fachsprachenprüfungen für ausländische Pflegefachpersonen einzuführen oder deren Einführung vorzubereiten. Ziel dieser Prüfungen ist es, die berufsbezogene Sprachkompetenz auf dem Niveau B2 gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) zu überprüfen. In einigen Ländern ersetzen diese Fachprüfungen die bisher anerkannten allgemeinsprachen B2-Zertifikate, in anderen ergänzen sie diese.
Diese föderale Uneinheitlichkeit bedeutet, dass ausländische Pflegefachpersonen je nach Bundesland unterschiedliche Anforderungen für die Berufszulassung erfüllen müssen. Eine individuelle und frühzeitige Prüfung der Voraussetzungen im jeweiligen Bundesland ist daher empfehlenswert.
Allgemeine Informationen finden Sie hier und weitere Informationen finden Sie unter Sprachentwicklung fördern.
- Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit
Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit zur Erteilung des Aufenthaltstitels ist zur Aufnahme einer Berufstätigkeit erforderlich. Die Bundesagentur für Arbeit prüft zudem die Geeignetheit der Ausgleichsmaßnahmen für die Anerkennung der Berufsqualifikation der international ausgebildeten Pflegefachperson.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter diesem Link.
In ständigem Kontakt bleiben
Erfahrungsgemäß können sich die Prozesse des Dokumentenmanagements, der Behördengänge und ggf. die des Spracherwerbs in die Länge ziehen. Erst, wenn diese Prozesse abgeschlossen sind, kann der Aus- bzw. Einreisetermin tatsächlich und verbindlich bestimmt werden. Das gemeinsame Vorhaben kann dann vom anwerbenden Unternehmen sowie der Pflegefachperson in eine nächste Planungsphase treten. Bis es soweit ist, sollte das anwerbende Unternehmen einen Weg finden, wie es verlässlich, engmaschig und professionell Kontakt zu den noch in ihrem Herkunftsland lebenden neuen Arbeitnehmer:innen halten kann. Dazu könnte im Unternehmen eine Ansprechperson bestimmt werden, die den Kontakt zu den zuwandernden Pflegefachpersonen als feste Ansprechperson hält. Gelingt es, diese Zeit konstruktiv zu nutzen, kann ein belastbares Vertrauensverhältnis wachsen und viele Themen für die Zeit nach der Einreise besprochen und entsprechende Vorbereitungen getroffen werden.
Kontakt halten bis zur Einreise nach Deutschland
Eine wichtige vertrauensbildende Aufgabe im Anwerbeprozess des Universitätsklinikums Münster
Dem Integrationsteam des Universitätsklinikums Münster (UKM) ist es wichtig, direkt nach den Bewerbungsgesprächen den Kontakt zu den internationale ausgebildeten Pflegefachpersonen im Herkunftsland nicht zu verlieren. Da die Pflegenden zunächst noch für ein paar Monate im Herkunftsland verweilen, um Deutsch auf B1 Niveau zu lernen und die Dokumente für das Visa zusammenzustellen und übersetzen zu lassen, vergeht eine längere Zeit, in der sich der Kontakt zum neuen Arbeitgebenden in Deutschland schwierig gestaltet.
Um zu verhindern, dass sich die neuen Kolleg:innen auf diesem herausfordernden Weg allein gelassen fühlen, finden wöchentliche Videokonferenzen mit den unterschiedlichen Herkunftsländern statt.
Die Pflegenden werden über die Lebens- und vor allem natürlich auch die pflegerische Arbeitssituation in Deutschland informiert und haben die Möglichkeit direkt und unbürokratisch Unterstützung im Integrationsteam des UKM anzufordern. Die Termine erfreuen sich großer Resonanz und sind ein wichtiger Baustein im Prozess des Onboardings am UKM.
Vorbereitungen in Deutschland treffen
Die Zeit des Dokumentenmanagements und des Wartens auf die Einreise sollten Unternehmen nutzen, um sich auf die neue Situation einzustellen. Neben den Vorbereitungen nach der Anwerbung geht der Werkzeugkoffer Willkommenskultur und Integration auf weitere Felder ein, die bereits vor der Einreise durchdacht werden können.
Weitere Informationen
Das Goethe-Institut veröffentlichte zwei Analysen zur Vorintegration und Mobilität von Fachkräften aus dem Ausland. „Fachkräftemobilität verstehen“ betrachtet die Fragen nach Migrationsentscheidungen und welche Unterstützung benötigt wird. Die Analyse „Annäherung, die im Heimatland beginnt“ untersucht die Bedeutung vorintegrativer Angebote in den Herkunftsländern.
Informationen und die Analysen zum Download finden Sie hier.
Auf einen Blick: Arbeiten in Deutschland – Zuwanderungsmöglichkeiten ausländischer Arbeitskräfte (BDA)
Die sozialpolitische Spitzenorganisation Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) stellt eine Handreichung zur Verfügung, die bei der Rekrutierung von Fachkräften aus Drittstaaten unterstützen soll. Hierbei werden die wichtigsten Verfahrensschritte – vom Wunsch in Deutschland zu arbeiten bis zur Aufnahme der Arbeit – unter Voraussetzung des jeweiligen Aufenthaltstitels sowie Möglichkeiten des Familiennachzugs erläutert.
Das PDF zum Download finden Sie hier.
Informationen für die Wartezeit bis zur Einreise
Um die Wartezeit bis zur Einreise sinnvoll zu überbrücken, können Arbeitgebende die neu einreisenden Mitarbeitenden auf die Informationsangebote zur Erstorientierung in Deutschland hinweisen.
Die Webseite „Mein Weg nach Deutschland“ des Goethe-Instituts bietet neu zuwandernden Pflegefachpersonen niedrigschwellige und alltagsnahe Informationen zu Themen wie Sprache, Arbeiten, Wohnen und Leben in Deutschland. Durch die frühzeitige Weitergabe dieser Inhalte können Arbeitgebende die Orientierung und Integration ihrer künftigen Mitarbeitenden bereits vor der Einreise wirksam unterstützen.
Die Website „Make it in Germany“ ist das zentrale Portal der Bundesregierung für internationale Fachkräfte, die in Deutschland arbeiten und leben möchten. Sie bietet Informationen zu Einreise, Visum, Anerkennung ausländischer Abschlüsse sowie eine Jobbörse. Zusätzlich gibt es individuelle Beratungsangebote und praktische Hilfen. Fachkräfte finden dort auch Hinweise zum Leben in Deutschland, etwa zur Wohnungssuche, Kinderbetreuung oder Sprachkursen.
Das Wichtigste
für Ihre To-Do-Liste
Umso eher Sie damit beginnen die Einreise vorzubereiten, desto entspannter gestaltet sich die Abwicklung dieses umfangreichen Prozesses
Die Kontaktpflege vor der Anreise und die Betreuung während der ersten Zeit im Unternehmen sind sehr wichtig und sollten von einer festen Ansprechperson gewährleistet werden
Eine individueller Empfang neuer Mitarbeiter:innen verleiht Ihrer Wertschätzung Ausdruck
Alles, was sich bereits vor der Einreise neuer Mitarbeitenden in die Wege leiten lässt, sollte in die Wege geleitet werden, denn nach der Einreise stehen zahlreiche Termine an
Sie helfen der ankommenden Pflegefachperson sehr, wenn Sie relevante Informationen zu Versicherungen, Banken etc. zusammentragen, übersichtlich aufbereiten und schon vor der Einreise an diese senden
Prüfen Sie, ob die Krankenversicherung der einreisenden Person bis zum Tag der Ankunft in Deutschland besteht; auch eine Anmeldung zur Rentenversicherung muss bis zum Tag des Arbeitsbeginns erfolgen
Schicken Sie den Arbeitsvertrag an die neu einzustellende Pflegefachperson in deutscher und auf Wunsch auch in englischer Sprache
Vergewissern Sie sich direkt zu Beginn der Gespräche darüber, dass Ihnen aktuelle und vollständige Auslandsanschriften der neuen Kolleg:innen vorliegen
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