Das Ankommen vorbereiten
Wenn es nach der Zeit der Anwerbung, Organisation und des Dokumentenmanagements möglich ist, die Reise zu buchen und damit das genaue Einreisedatum der angeworbenen neuen Mitarbeiter:innen feststeht, beginnt die nächste Phase der Vorbereitungen. Nun können das Ankommen und die ersten Tage in Deutschland abgestimmt und geplant werden. Idealerweise ist bereits ein engmaschiger und vertrauensvoller Kontakt aufgebaut worden. So konnten viele Absprachen darüber, was in den ersten Tagen, Wochen und Monaten geschehen soll, geplant werden.
Für die neuen Mitarbeiter:innen eines Unternehmens sind die ersten Tage nach der Einreise eine besondere und oft emotional wichtige Zeit, von der meist ein Leben lang berichtet wird. Und auch für das Unternehmen sind es symbolträchtige Tage, die gut vorbereitet sein wollen.
Einen Empfang bereiten
Es liegt nahe, den Ankommenden einen herzlichen Empfang zu bereiten:
Bei der Ankunft
Vielen Unternehmen und Personalvermittlungsdienstleister:innen ist es wichtig die neuen Mitarbeiter:innen bei ihrer Ankunft in Deutschland persönlich zu empfangen. Dazu findet sich eine Delegation am Flughafen oder (Bus-)Bahnhof ein, begrüßt die Ankommenden und bringt sie zu ihrer ersten Unterkunft. Wie lange und umfassend solch ein Begrüßungskomitee nach der Ankunft gestaltet werden kann, sollte sich unbedingt an den Wünschen und Bedürfnissen der Ankommenden ausrichten.
Im Unternehmen
Schließlich werden die frisch Eingetroffenen ein erstes Mal bei ihrem zukünftigen Arbeitsplatz erscheinen. Auch hier ist eine offizielle Begrüßung angemessen. Jedes Unternehmen kann hier eine eigene persönliche Note setzen und sich auf gewünschte Weise den neuen Mitarbeiter:innen gegenüber präsentieren. Die neuen Mitarbeitenden sollten sowohl im Kolleg:innenkreis als auch im Kontext von Pflegeeinrichtungen den Bewohner:innen kurz vorgestellt werden. Außerdem ist es sinnvoll sich Gedanken über die Berufsbezeichnung der neuen Kolleg:innen zu machen und die Fachkräfte auch als solche vorzustellen und offiziell so zu benennen. „Pflegefachkraft in Anerkennung“ ist hier ein wertschätzender und kompetenzorientierter Begriff. Die Pflegekammer NRW hat hierzu eine Stellungnahme verfasst. Diese finden Sie hier.
Im Privaten
Möglicherweise findet sich aus dem Unternehmen ein freiwilliger Kreis von Mitarbeiter:innen, der für die ersten Tage ein paar gemeinsame Unternehmungen anbietet bzw. organisiert. Auch können schon Kontakte zu anderen Organisationen angeboten werden: zu Glaubensgemeinschaften, Sportvereinen oder anderen Interessengemeinschaften. Das bietet den Ankommenden die Möglichkeit schnell ein soziales Netzwerk aufzubauen, unabhängig vom Arbeitsplatz.
Das Welcome Café am Universitätsklinikum Münster
Die Ankunft und die Kennenlernphase in einem neuen Land und in einem neuen Arbeitsumfeld sind aufregend und mit vielen Eindrücken verbunden. Um die neuen internationalen Mitarbeiter:innen am Universitätsklinikum Münster (UKM) in ihrem Ankommen zu unterstützen, wurde die Idee des Welcome Cafés vom Integrationsteam des UKM entwickelt.
Das Welcome Café verfolgte das Ziel, die neuen Mitarbeiter:innen bereits vor ihrem Arbeitsbeginn in der Praxis mit ihren Mentor:innen in Kontakt zu bringen, um eine positive Willkommenskultur zu schaffen und ihnen schon vor dem ersten Arbeitstag eine bekannte Person an die Seite zu stellen.
Im Welcome Café hatten die Mitarbeiter:innen den Raum, sich in entspannter Atmosphäre bei Getränken und Snacks beruflich und auch privat kennenzulernen und auszutauschen und dies außerhalb des beruflichen Alltags. Die Veranstaltung wurde durch Mitarbeiter:innen der Stabsstelle Pflegeentwicklung moderiert, die Teilnehmer:innen erhielten ausgewählte Leitfragen zur Unterstützung. Diese intensive gemeinsame Zeit vor Arbeitsbeginn wurde von allen Seiten als sehr positiv und hilfreich wahrgenommen.
Handbook Germany
Beim Ankommen in Deutschland stellen sich viele Fragen. Handbook Germany bietet Informationen, Links und Videos über Arbeit, Bildung, Leben, Asyl, Gesetze und mehr. Über die Suchfunktion können auch lokale Angebote gefunden werden.
mbeon.
Digitales Angebot, welches Ratsuchenden die Möglichkeit bietet, über die mbeon-App eine kostenfreie, anonyme und datensichere Chat-Beratung zu Fragen rund um das Ankommen in Deutschland (Themen wie Arbeit und Beruf, Deutsch lernen, Gesundheit und Wohnen) in Anspruch zu nehmen.
Gleichzeitig werden als erste Orientierungshilfe in der App und auf der Webseite umfangreiche Informationen zur Migration bereitstellt. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit sich persönlich in einer MBE-Beratungsstelle beraten zu lassen.
Orientierung, Einarbeitung und Anerkennungs- verfahren
Insbesondere die ersten Tage und Wochen nach der Einreise erfordern ein großes Talent für Organisation und gute Teamarbeit. Denn nach der Einreise ist es Ziel, die international angeworbenen Mitarbeiter:innen möglichst schnell und unterstützend bis zur Berufsanerkennung und -ausübungserlaubnis als Pflegefachperson zu begleiten. Dazu muss einiges gleichzeitig balanciert werden.
Hier empfiehlt es sich, dass Integrationsmanager:innen den Ablauf im Blick haben bzw. einen Übersichtsplan koordinieren, der verschiedene Punkte miteinander verzahnt. So beispielsweise sowohl Zeit für privates Ankommen, Erholung und die Orientierung mit betrieblichen Verpflichtungen, als auch Zeit für die Einarbeitung, das geplante Anerkennungsverfahren und noch offenen Aufgaben im Relocation Management. Gleichzeitig kann es passieren, dass langfristig gemachte Pläne für diese Zeit nicht eingehalten werden können. Um von dieser Spontanität nicht überwältigt zu werden, lohnt es sich schon vorab ein paar Alternativen durchdacht zu haben.
Mehr Informationen zu den weiteren Aufgaben, rund um den Umzug in eine neues Land, finden Sie unter folgendem Link:
Nichts vorenthalten und nicht überfordern
Auch wenn diese erste Zeit voller wichtiger Termine steckt, so sollten alle Beteiligten im Blick behalten, dass die neu eingetroffenen Mitarbeiter:innen nicht überfordert werden. Solch ein internationaler Umzug, an den ein direkter Arbeitsstart gegliedert ist und der im Zuge des Anerkennungsprozesses auch fachliches Lernen und Sprachenlernen umfasst, ist anstrengend und wird von Person zu Person unterschiedlich bewältigt. Die wahrscheinlich beste Strategie ist es hier in kontinuierlicher Abstimmung mit den jeweiligen Mitarbeitenden zu bleiben. So können gemeinsam Entscheidungen getroffen und getragen werden.
Projekt "Faire Integration"
Besonders in der ersten Zeit, aber sicherlich auch darüber hinaus kann es Vorkommen, dass internationale Pflegefachpersonen mit Arbeits- oder Sozialrechtliche Fragen auf das Team zukommen, die nicht einfach zu beantworten sind. In diesen Fällen kann das Projekt „Faire Integration“ des IQ-Netzwerkes behilflich sein. Dieses berät Menschen, die nicht aus der Europäischen Union kommen kostenlos bei Fragen und Unklarheiten rund um das Thema Arbeits- und Sozialrechtrecht. Wir beraten online oder persönlich in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Russisch, Polnisch, Ukrainisch, Persisch-Farsi, Dari, Paschtu, Arabisch, Urdu, Hindi.
Kontaktdaten und weitere Informationen zum Projekt gibt es hier
Social Media Präsenz einrichten
Egal ob Facebook, Instagram oder Twitter – eine Präsenz in den Sozialen Medien ist für international Pflegefachpersonen anwerbende Unternehmen eine gute Idee.
Soziale Medien sind zeitgemäße Kommunikationsplattformen und zur authentischen Darstellung der eigenen Arbeitgebendenattraktivität mittlerweile quasi unverzichtbar. Dabei haben die Unternehmen es selbst in der Hand, welche Plattformen sie bespielen, mit welchen Inhalten sie sich darstellen und wie sie in die Kommunikation mit den User:innen treten wollen.
International ausgebildete Pflegefachpersonen begrüßen es, wenn sie sich über eine Social Media Präsenz schon vor Anwerbung einen Eindruck von ihrer möglichen neuen Arbeitgeber:in und dem Arbeitsplatz in Deutschland machen können. Gleichzeitig bieten Auftritte in den Sozialen Medien Möglichkeiten aufzuzeigen, wie das betriebliche Integrationskonzept mit Leben gefüllt wird; vom Anwerbeprozess im Ausland, über die Einreise, das Anerkennungsverfahren und bei der Einarbeitung ergeben sich viele Möglichkeiten Content zu erstellen. Zudem sind Präsenzen in den Sozialen Medien eine niedrigschwellige Kommunikationsmöglichkeit – im Chat, in Kommentaren und persönlichen Nachrichten haben die angestellten Pflegefachpersonen die Chance, den Austausch zu suchen.
Willkommensmappe bereitstellen
Eine Orientierung und hilfreiche Handreichung in Form einer Willkommensmappe, in der die wichtigsten Informationen zum Unternehmen aber insbesondere auch zum Alltagsleben in Deutschland und regionsspezifischen Besonderheiten beinhaltet sind, bietet den Neuankommenden ein wichtiges Nachschlagewerk.
Hilfreiche Bausteine für eine Willkommensmappe
Informationen zum Unternehmen und dem Arbeitsablauf
z.B. Begrüßungsschreiben der Unternehmensleitung, allgemeine Informationen zum Unternehmen und der Unternehmenskultur, Unternehmensrichtlinien besonders zu Gesundheit und Sicherheit, Verhaltensregeln, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen (die sich ggf. von Regelungen im Herkunftsland unterscheiden), Arbeitsunfähigkeitsmeldung, Kontakte, Zugangsdaten, Termine
Informationen zum Leben in Deutschland
z.B. Ämter und Behörden, Versicherungen, Gesundheitssystem, Sozialsystem, Banken, Steuern, Beratungsstellen, Wohnungssuche, Kinderbetreuung und Schule
Informationen zur Region
z.B. ärztliche Versorgung, Einkaufsmöglichkeiten, Mobilität, lokate Sport-, Kultur- und Freizeitangebote, Vereine und Glaubensgemeinschaften
Das Wichtigste
für Ihre To-Do-Liste
Lassen Sie die neu Eintreffenden bei der Ankunft und in den ersten Tagen nicht allein. Überlegen Sie, wie Sie diese unterstützen können und bieten Sie es einfach mal an. Nehmen Sie auch die Reaktion der neu gewonnen Mitarbeitenden wahr, fragen Sie nach ihren Wünschen und stimmen Sie gemeinsam einen Plan für die ersten Tage ab.
Wie immer gilt: Kommunikation ist Trumpf. Bei den Vorabsprachen mit den künftigen Mitarbeiter:innen lohnt es sich in die Details zu gehen, um Missverständnisse aufzufangen: ein Empfang ist nicht gewünscht? Wie sieht es aber mit einem Transfer vom Ort der Ankunft zum Hotel bzw. zur Wohnung aus?
Wer eine lange Reise hinter sich hat, ist in der Regel hungrig, durstig und müde. Zeit oder Energie für große Einkäufe nach Stunden der Anreise sind unbequem und zu gewissen Zeiten sogar fast unmöglich. Entgegenkommend ist es da, wenn Sie als aufnehmendes Unternehmen eine Erstverpflegung sicherstellen können. Alternativ können Sie auf die umliegende Infrastruktur verweisen, damit sich die Einreisenden unkompliziert selbst versorgen kann.
Geben Sie neuen Mitarbeiter:innen einen offiziellen und herzlichen Empfang am ersten Tag im Unternehmen. Eine Vorstellungsrunde stellt hier einen schönen Auftakt für die künftige Zusammenarbeit dar. Beziehen Sie die Kolleg:innen mit ein und greifen Sie Rituale auf, die in Ihrem Unternehmen auch bei anderen Neueinstellungen gepflegt werden.
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